秘书的会务工作VIP专享

秘书的会务工作【案例】林琳是旭君五金（中国）公司营销总监的秘书。这天上午上司参加了一个例行的公司会议，回来后对林琳说，下个月初的市场营销会议将由他主持，让林琳做好会议准备，林琳就会议的相关问题向上司进行了确认，之后付出了大量精力在会议的筹备上，最终，这场市场营销会议取得圆满成功。【解析】秘书经常需要帮上司做好会议筹备工作，如准备会议资料确定会议时间、租用会议场所等。1.做好会前通知工作。一份合格的会议通知应包括会议名称、召开时间、召开地点、会议议程、与会人员、注意事项以及联系电话等内容。会议召开时间应以24小时制表示。安排会议召开时间时，如果不是紧急会议，那么会议开始时间比上班时间迟15分钟为佳，比如上午8:30上班，会议召开时间应定为上午8:45，留出15分钟让参会人员为参加会议做准备。还有会议通知最好在会议前两天发出，方便参会人员提前调整、安排自己的工作。2.做好会前准备工作。会议召开前，应根据会议类型、参会人员数量及职位级别布置座位，必要时摆放重要参会人员的姓名桌签（通常用红底黑字）。会议中如需用话筒、投影仪等设备，应提前对设备进行调试，确保使用正常。要准备好充足的水。另外，要准备一些笔记本和中性笔，以应对参会人员忘带笔、本等情况。会议开始之前，秘书人员应该至少提前半小时到场，检查一切事宜。临近开会时，要观察参会人员到场情况，对会前十分钟还未到场的参会人员应电话联系。3.做好会议中服务工作。包括拍照工作、倒开水工作以及会议记录工作等。任何一项工作的出色完成，都需要讲究一定的技巧。如有时秘书是需要做会议记录的，在做会议记录时...